Hallo Residentie
Envoyer par email Imprimer
content-picture
Publié le dinsdag 06 september 2011
**Résumé

Het NICM ontvangt regelmatig klachten over vervorming van weergave in een verslag van het verloop van een vergadering. Het is uiteraard niet gemakkelijk en soms wel praktisch onmogelijk om een objectief verslag te maken door eender wie en over gelijk welk onderwerp.  

Het NICM ontvangt regelmatig klachten over vervorming van weergave in een verslag van het verloop van een vergadering. Het is uiteraard niet gemakkelijk en soms wel praktisch onmogelijk om een objectief verslag te maken door eender wie en over gelijk welk onderwerp.

 

Tijdens een algemene vergadering gaat een secretaris vaak door zijn eigen ‘gekleurde’ bril dingen gaan waarnemen en ze zo in een verslag opnemen. Vervolgens gaat ieder andere persoon die het verslag nadien zal ontvangen, ze nalezen en ook door zijn ‘gekleurde’ bril dit verslag weer anders gaan interpreteren. De interpretatie van gesproken en geschreven symbolen, verschilt van persoon tot persoon.

 

De mate van vervorming hangt deels af van het onderwerp van het verslag. Maar ook van de persoon die het verslag opstelde tot zelfs de emotionele betrokkenheid van de verslaggever. Als daarbij het verslag nog eens als verantwoordingsstuk dient, zoals over werkzaamheden of beheersdaden door de opsteller zelf verricht, dan is de kans zeer groot dat elke vorm van objectiviteit verloren is.

 

We kunnen er van op aan dat op dat ogenblik de verslaggever door een ‘zeer sterk gekleurde’ bril zal kijken en de kans hierdoor groter wordt dat er heel waarschijnlijk opzettelijke verdraaiingen of zelfs leugenachtige weergaven van de feiten in zullen voorkomen. Eén van de grootste syndicuskantoren te Antwerpen deinst er niet voor terug om bijvoorbeeld zelf het verslag van de commissaris van de rekening voor te lezen en toe te lichten. De commissaris zelf, die bleek bij navraag tijdens de algemene vergadering, zelfs geen weet te hebben van verkeerde facturatie aan de VME. Diezelfde syndicus liet daarnaast een gerechtsdeurwaarder toe op een algemene vergadering om voor hem persoonlijk een ‘objectief’ verslag op te laten maken over het verloop van de vergadering. Dit allemaal zonder dat de aanwezige mede-eigenaars het wisten en zonder toelating van de algemene vergadering.

 

De vraag is welke achterliggende dubieuze bedoeling de syndicus hier had om zo iets te ondernemen, naast het feit dat één van zijn eigen medewerkers van zijn syndicuskantoor de functie van secretaris van de vergadering waarnam? Hierdoor heeft volgens het NICM, deze syndicus de integriteit of soevereiniteit van de algemene vergadering en de rechten van verdediging van de appartementsmede-eigenaars, ernstig geschonden.

 

Net zoals dit geldt voor elke mede-eigenaar diende ook hier de syndicus, vooraf expliciet toelating te vragen aan de algemene vergadering voor de aanwezigheid van zijn gerechtsdeurwaarder. En dan hebben we het nog niet over de plicht van een deurwaarder om zich bekend te maken…

 

Op de Dag van de Mede-eigenaar 2011, dat doorgaat op 15 oktober te Antwerpen, wordt tijdens de workshop ‘Een efficiënte controle van boekhouding besparen u heel wat kopzorgen...’ , dieper ingegaan op de wijze waarop een controle efficiënt en zo objectief mogelijk kan gebeuren.

 

Ook hier zal de commissaris van de rekeningen een verslag dienen op te stellen over de jaarrekening en eventuele bemerkingen over zijn vaststellingen. Dit verslag is belangrijk omdat ze zal dienen om de jaarrekening op de algemene vergadering goed te laten keuren. Rekeninghoudende met wat vooraf in het artikel werd toegelicht, is het dan ook van groot belang dat dit verslag niet op briefhoofdpapier van het syndicuskantoor staat en dat ze vooral voorgelezen en toegelicht (becommentarieert) wordt door de commissaris van de rekeningen zelf. Dit komt veel geloofwaardiger over.